Mit Stammdatenmanagement gegen den Projektinfarkt

Stefan Kennerknecht ist Key Account Manager und Judith Heidorn ist Consultant bei Gicom PS & C.

Blickt man auf die Entwicklungshistorie der Datenverarbeitung, zeigt sich ein Paradigmenwechsel im Umgang mit Stammdaten. Zwar waren Stammdaten immer schon notwendig, um IT-Systeme zu betreiben und Businessprozesse durchführen zu können. Deren Erhebung und Pflege waren jedoch ein eher notwendiges Übel, dem in Projekten und im operativen Geschäftsbetrieb nur wenig Beachtung geschenkt wurde. Entweder Stammdaten waren da, oder sie wurden einfach «nur» angelegt. Der Thematik eines integrierten Stammdatenmanagements wurde kaum eine Bedeutung zugemessen.

Erst in den letzten Jahren ist die Stammdatenthematik durch neue Ansätze und Methoden, mit Konzepten eines Master Data Managements sowie durch innovative Tools und Applikationen aus dem Schattendasein in den Fokus der Betrachtung gerückt. Grund hierfür ist die Erkenntnis, dass Stammdaten die elementare Basis für die unternehmensinternen Prozesse darstellen und deshalb nicht als selbstverständlich nur verwaltet, sondern proaktiv zu steuern und zu managen sind. Der Handlungsbedarf für ein effizientes, system- und prozessübergreifendes Stammdatenmanagement ist auch deshalb notwendig, um einen drohenden Unternehmens- oder Projektinfarkt zu verhindern.

Trotzdem befindet sich das Master Data Management nach wie vor in einer, wenn auch rasanten, Innovations- und Entwicklungsphase.

Themen, wie Outsourcing und Insourcing (BPO/BPI) von Businessprozessen, Supply Chain Management (SCM), Veräusserung von Unternehmen und Geschäftsfeldern und Fusionen stellen höchste Anforderungen, vor allem an die Stammdatenqualität in Bezug auf Einheitlichkeit, Transparenz, Redundanzfreiheit, Ausbaufähigkeit und Flexibilität. Zudem machen sie den Bedarf nach einem ganzheitlichen, qualitätsgesicherten Stammdatenmanagement offensichtlich. Stammdaten werden zum zentralen Produktions- und Erfolgsfaktor.

Klassisch ist die Pflege von Stammdaten funktional im operativen Tagesgeschäft organisiert. Durch eine statische Organisation aber und das häufige Festhalten an Fürstentümern können den inzwischen extrem gestiegenen Anforderungen an immer flexiblere und effizientere Unternehmens- und Businessprozessstrukturen nicht mehr Rechnung getragen werden. Die heutigen Stammdaten haben sich zu einem K.o.-Kriterium für komplexe Unternehmen entwickelt. Sie gestatten daher auch kaum noch eine schnelle Umsetzung strategischer Businessentscheidungen.

Die Auswirkungen sind gravierend, wenn bei sensiblen Themen, wie Zahlungsbedingungen, Lieferkonditionen und Services, die nicht vollständig konsistent vorhanden sind, mehrere Preise für exakt die gleiche Leistung existieren. Oder eine Kundenbelieferung erfolgt nicht, weil Limits nicht gepflegt sind. Die Produktion findet nicht statt, weil Stücklisten fehlen. Zahlreiche Beispiele bestätigen die Notwendigkeit konsolidierter Stammdaten als Grundlage einer haltbaren Planung.

Es wird deutlich, dass Stammdatenmanagement sehr eng mit Qualitätsmanagement verzahnt ist. Diesem Umstand ist aber in der Vergangenheit nie Rechnung getragen worden. Eine Revisionsabteilung für Stammdaten hat es nie gegeben.

Ein qualitätsgesichertes Stammdatenmanagement zu implementieren wird indirekt auch von aussen als Anforderung an das Unternehmen gestellt. Kundenbeschwerden sind allzu oft das Ergebnis eines unzureichenden Stammdatenmanagements und mangelnder Qualität. Diese Tatsache führt im Unternehmen zu einer steigenden Sensibilisierung. Die Notwendigkeit, Stammdaten mit vorab definierter Qualität zu etablieren, wird erkannt.

Die bisherigen Lösungsansätze wurden zunächst aus der Informationstechnik getrieben. Sie sind daran zu erkennen, dass sie beispielsweise das Dublettenproblem angehen (Symptome), nicht aber die eigentliche Ursache beseitigen. Ferner wurden Massnahmen oft in Projekten geplant und umgesetzt, konnten sich allerdings kaum im Alltagsbetrieb etablieren. Daher entfernte sich nach Beendigung des Projektes die Qualitätskurve von Stammdaten mehr oder weniger schnell von der erreichten 100-Prozent-Marke.