Paperless Office 2.0? Von der Vision zur Anwendung

Zwischenzeitlich hat sich nicht nur die Technologie weiterentwickelt. Mit den "Digital Natives" drängt vermehrt auch eine neue Generation von Mitarbeitern in die Unternehmen.

Wachsende Datenmengen stellen Unternehmen vor Herausforderungen

Papier ist in Unternehmen noch immer eine dominierende Realität. Viele Arbeitnehmer geben allerdings an, immer weniger mit Papier zu arbeiten. Laut einer Umfrage von AIIM Market Intelligence aus dem Jahr 2015 nahmen 49% der Befragten einen abnehmenden Papierverbrauch wahr. Nur 20% antworteten, der Papierverbrauch nehme weiter zu. Papier allein ist jedoch nicht das Problem. Auch stark wachsende Datenmengen und viele unterschiedliche Informationsquellen stellen Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Eine Studie von EMC/IDC zeigt, dass sich das Datenvolumen alle zwei Jahre verdoppelt. Umso wichtiger wird ein effizienter Umgang mit Dokumenten und Informationen für Unternehmen. Ein Grossteil der Dokumente durchläuft denselben Lebenszyklus: Sie werden erstellt, bearbeitet, freigegeben und verteilt. Irgendwann werden die Dokumente abgelegt (bzw. archiviert), gesucht und (hoffentlich) wiedergefunden. Je nachdem wie gut sich ein Unternehmen im Umgang mit Dokumenten und Informationen organisiert, entstehen höhere oder niedrigere Kosten. Gemäss einer Studie der All Associates Group wirken sich die direkt sichtbaren Kosten (wie zum Beispiel die Beschaffung und der Betrieb der Infrastruktur, Verbrauchsmaterial, Papier und Strom) nur geringfügig aus. Mit 75% der im Zusammenhang mit Dokumenten entstehenden gesamten Kosten machen die nicht sichtbaren Kosten den weitaus grössten Teil aus. Diese Kosten entstehen in erster Linie durch die benötigte Mitarbeiter-Zeit im Umgang mit Dokumenten und die Art und Weise, wie Dokumente im Unternehmen bewegt werden. Dabei stellen sich verschiedene Fragen: Werden Dokumente doppelt erstellt oder mehrfach abgelegt? Arbeiten alle Mitarbeiter mit der aktuellsten Version eines Dokuments? Wie lange muss gesucht werden bis ein Dokument gefunden wird? Haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen? Wie müssen Dokumente digitalisiert werden, damit das papierbasierte Original weggeworfen werden kann? Diese Fragen zeigen, dass schlechtes Dokumentenmanagement ein Unternehmen buchstäblich lähmen kann. Unternehmen, die sich dem digitalen Fortschritt entziehen und weiterhin auf analoge Archive und papierbasierte Prozesse vertrauen, setzen nicht nur ihre Produktivität aufs Spiel, sondern gefährden langfristig auch ihre Existenz.

Demographischer Wandel in den Unternehmen

Zur arbeitenden Bevölkerung zählen heute vier verschiedene Generationen: "Babyboomer", die "Generation X" sowie "Millennials" und die nach 1995 geborene "Generation Z". In der Schweiz beträgt der Anteil der "Digital Natives" (bestehend aus den Generationen "Millennials" und "Generation Z") in den Unternehmen schätzungsweise bereits ein Drittel. Als "Digital Natives" werden Personen bezeichnet, die mit digitalen Technologien wie Computern, dem Internet, und mobilen Geräten aufgewachsen sind. Dies bedeutet, dass sich Unternehmen vermehrt dieser einzigartigen Mischung aus Generationen stellen müssen, die unterschiedliche Arbeitsweisen erwarten, verstehen und anwenden. In einer von Ricoh Europe in Auftrag gegebenen Studie geben beinahe drei Mal so viele der Befragten der Generation Z an, von Unternehmen angezogen zu werden, die Technologien bereitstellen, die eine effizientere Arbeit ermöglichen, während dies nur für zehn Prozent der älteren Generationen wichtig ist. Die Umfrage ergab auch, dass 65% der Befragten der Meinung sind, dass sich die Arbeitsweisen der verschiedenen Generationen fundamental voneinander unterscheiden. Am deutlichsten ist der Kontrast bei den jeweiligen Einstellungen, Erwartungen und Arbeitsweisen wahrnehmbar. Bis zum Jahr 2025 werden weltweit drei von vier Mitarbeitende der Gruppe der "Digital Natives" angehören. Das heisst, wenn Unternehmen attraktiv für die Besten bleiben wollen, müssen sie einen Arbeitsplatz bieten, der dem Umgang mit Daten und Informationen der Generation Z entspricht.

Von der Vision zur Anwendung

Ricoh bietet ein breites Lösungsspektrum an, um Unternehmen bei dieser digitalen Transformation zu unterstützen. Mit "Capture&Distribute" ermöglichen die Ricoh Managed Document Services (MDS) das vereinfachte Erfassen und Verteilen von Dokumenten und Informationen am PC-Arbeitsplatz, mittels Smart Devices (Smartphones / Tablets) oder konventionell mit Scanner / Multifunktionsgerät. Dazu gehört auch das automatische Herauslesen von beschreibenden Attributen (Meta-Daten). Mit "Manage&Store" eröffnen die Ricoh MDS zudem die Möglichkeit, unabhängig von Ort und Zeit auf Informationen zuzugreifen und Geschäftsprozesse schneller, mobiler und zuverlässiger zu gestalten. Dabei geht es nicht nur um eine geordnete Ablage und schnelles Finden, sondern um sichere und effiziente Abläufe rund um die gesamte Dokumenten-Organisation. Basis für den intelligenten Umgang mit Informationen ist die strukturierte Archivierung aller Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool. Im Zusammenspiel mit den anderen Systemen Ihrer Unternehmens-IT - dem E-Mail- oder ERP-Programm zum Beispiel - bringt Manage&Store alle Dokumente geradewegs in eine gemeinsame Ordnung. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat unabhängig von Aufenthaltsort und genutzter Hardware Zugriff auf alle Informationen, die er gerade für seine Arbeit benötigt. Innerhalb weniger Sekunden liegen sämtliche Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang zusammenhängend vor. Ohne Chaos durch unterschiedliche Versionen können Kollegen dasselbe Dokument lesen, teilen und bearbeiten. Gleichzeitig bewahrt Manage&Store Dokumente sicher vor Verlust und gewährleistet, dass Compliance-Vorschriften eingehalten werden. Ricoh bietet viele weitere Lösungen, um die mobile und digitale Arbeit sowie Zusammenarbeit zu erleichtern. Mit den Ricoh Communication Services (CS) können Unternehmen die einfache und schnelle Informationsfreigabe und Zusammenarbeit auch über Standortgrenzen hinweg realisieren. Damit können Sie auf die Anforderungen zunehmend flexibler und mobiler Arbeitsweisen reagieren. Auch verfügt Ricoh über intelligente Lösungen, welche die Produktion und das Aushändigen von papierbasierten Hand-Outs für Meetings und Vorlesungen überflüssig machen: Teilnehmer erhalten das Folienset digital auf ihre Smart Devices, können persönliche Anmerkungen vornehmen und sich das Folienset (ganz im Sinne eines papierlosen Büros) am Ende der Veranstaltung per E-Mail elektronisch zustellen.

Zum Autor Reto Sube-Neumann ist seit 2012 bei der Ricoh Schweiz AG tätig und seit Februar 2015 für das Solution Consulting-Team verantwortlich. Weitere Informationen zum Paperless Office 2.0 und den Lösungen von Ricoh erhalten Sie von dem Ricoh Solution Consulting-Team: consulting@ricoh.ch.