Effizienter mailen spart Zeit

Pascal Sieber arbeitet für das Schweizerische Produktivitätsinstitut.

Mit der Effizienz der E-Mail-Kommunikation ist es nicht weit her: Bei knapp 60 Prozent der E-Mails weiss der Empfänger nicht ohne Rückfrage, was er damit anfangen soll, und bei gut 20 Prozent findet er nicht heraus, ob der Inhalt wichtig ist. Im Büroalltag jedes Team- und Projektleiters ist deshalb das Filtern von Informationen und das Zuordnen auf wichtige und unwichtige, dringende und weniger dringende Tätigkeiten das A und O der Produktivität. Diese Tätigkeit erfordert hohe Aufmerksamkeit - und gerade diese ist zum knappen Gut geworden. Die Anzahl der Nachrichten, Anfragen, Unterbrechungen nimmt zu, mit jedem neuen Medium. Wer sich in dieser Flut von Einflüssen ein handlungsorientiertes System zurechtlegt, gewinnt an Produktivität. Es lohnt sich, die E-Mails nicht ständig, sondern in einem angemessenen Rhythmus zu bearbeiten. Um eingehende Informationen richtig bewerten zu können, ist zudem ein Zielsystem hilfreich. Jedes E-Mail kann dann in Bezug zu einem Ziel gesetzt werden, oder es wird gelöscht. Unproduktivität kommt bei der E-Mail-Bearbeitung durch unwichtige E-Mails zustande. Sie «verstopfen» die Sicht auf die wichtigen. Menschen können bis zu zehn Dinge gleichzeitig im Kopf haben. Jedes weitere Thema wird ins Unbewusste verdrängt und bildet eine Gefahr für die Produktivität. Produktivität hat deshalb sehr viel mit Reduktion zu tun. Im persönlichen E-Mail-Management heisst dies: Jedes E-Mail wird geprüft auf die Frage: Muss ich etwas erledigen? Wenn nicht, dann gibt es drei Möglichkeit: Erstens unwichtige E-Mails sofort löschen, zweitens bei Unsicherheit die E-Mail in einem Ordner mit dem Namen «bei Gelegenheit» parkieren und drittens die E-Mail dem richtigen Archivordner zuordnen (z.B. einem Projektordner). Fordert eine E-Mail zur Erledigung einer Aufgabe auf, so gibt es wiederum drei Möglichkeiten: was weniger als zwei Minuten Zeit braucht, wird sofort erledigt, was delegiert werden kann, wird sofort delegiert und was länger dauert, wird geplant, das heisst Termin für die Erledigung setzen und den Absender darüber informieren. Während diesem Vorgang treffen die Team- und Projektleiter ständig Entscheidungen über Wichtiges und Unwichtiges. Wer dabei seine Ziele kennt, dem fällt dies leichter. Trotzdem kommt es in der Hektik des Alltags vor, dass unachtsam eine E-Mail verschickt wird, die man bei nochmaligem Durchlesen vielleicht anders geschrieben hätte. Vor dem Klick auf «senden» sind deshalb die zwei Qualitätsfragen zu beantworten: Was bewirkt diese E-Mail beim Empfänger? Erreiche ich damit meine Ziele schneller und/oder besser? Für die E-Mail-Flut sind die Absender verantwortlich, nicht die Empfänger. Weil aber jeder beide Rollen trägt, können Teams nur als Kollektiv für die Produktivität in der E-Mail-Kommunikation sorgen. Gutes Schreiben ist dabei besonders wichtig. Aussagekräftige Betreffs mit Kurzanweisungen (z.B. «bitte bis 15 Uhr erledigen») und für jedes Thema ein eigenes E-Mail mindern den Aufwand auf Empfängerseite deutlich. Eine gute E-Mail ist genau umgekehrt aufgebaut, wie ein guter Geschäftsbrief: Im E-Mail steht zuerst, was vom Empfänger verlangt wird und dann was die Hintergründe sind. Lange Einleitungen binden Aufmerksamkeit beim Empfänger, ohne Wirkung zu zeigen. Gegen unsinnige Kommunikation hilft nur eine gute Portion Pragmatismus: Wenn sich Team-Mitglieder gegenseitig sofort auf unverständliche, zu lange und unnötige E-Mails aufmerksam machen, haben sie die Chance, in kurzer Zeit eine produktive E-Mail-Kultur zu entwickeln. Man darf also zurück schreiben: «Bitte kürzer und klarer!».