erst prüfen, dann kürzen

David Ferré ist Senior Product Manager bei alfabet

CIOs sind heute immer häufiger den CFOs unterstellt und müssen ihre Kosten unter Kontrolle halten. Viele IT-Verantwortliche stehen unter dem Damoklesschwert des Outsourcings und haben schon reichlich Luft aus dem Ballon gelassen. Jetzt müssen sie an die Substanz. Das heisst, sie stehen vor geschäftskritischen Entscheidungen, durch die nicht nur weitere Einsparungen identifiziert, sondern auch Investitionen für laufende oder neue Projekte priorisiert und gegebenenfalls abgeleitet werden sollen. Eine Methode, um zu analysieren, wo Einsparungen sinnvoll sind, basiert auf dem Ansatz des Enterprise-Architecture-Managements (EAM).

Welche Kosten fallen an?

Um die Kosten im operativen Betrieb (Operational expenditure, kurz «Opex») zu reduzieren, müssen zuallererst die Kostentreiber definiert werden. Mithilfe von EAM können IT-Manager die IT-Kosten den zugrunde liegenden Architekturelementen von Business-Prozessen zuordnen. Im operativen Betrieb geht es dabei um folgende Fragen:
Wofür geben Sie Geld aus? Ausgaben für Lizenzen und Hardware sowie Betriebs- und Wartungskosten lassen sich mit einer EAM-Software den jeweiligen Business-Domänen zuordnen. Das Ergebnis dieser Analyse ist eine umfassende Transparenz der Kostentreiber.
Es kann durchaus vorkommen, dass Business-Bereiche besonders viele IT-Services nutzen (und viele Kosten verursachen), um strategische oder taktische Geschäftsinitiativen umzusetzen. Das ist auch nicht weiter bedenklich.
Anders sieht es aus, wenn die hohen Kosten auf schlampige Business-Prozesse oder ineffizienten IT-Support zurückzuführen sind. In vielen Unternehmen gibt es beispielsweise redundante IT-Services wie Datenbanken, CRM- oder ERP-Systeme. Hier lässt sich sparen.
Wo können Sie SLA-Kosten senken? Überprüfen Sie Ihre Service-Level-Agreements (SLAs): Stimmen die Anforderungen mit den tatsächlich geleisteten Services überein oder werden bestimmte IT-Systeme überversorgt? Auch hier sorgt die Zuordnung der IT-Systeme zu Business-Bereichen für die notwendige Transparenz.
Können Sie Lizenzen einsparen? Weitere Einsparpotenziale erzielen Unternehmen durch die Überprüfung des Lizenzportfolios. Das beinhaltet die Kategorisierung in zentral oder dezentral verwaltete Lizenzen, die Erfassung der Personen, die Verträge dezentral verwalten, sowie die Erfassung der vorhandenen Lizenzen. Auf dieser Basis lassen sich dann die konsolidierbaren Verträge identifizieren.

Die Vorteile eines EAMs zeigt das Beispiel AXA-Winterthur: Für das Schweizer Unternehmen sollte ein zentralisiertes Architekturmanagement implementieret werden. Drei Ziele standen dabei im Vordergrund: Erstens, das Schaffen kontinuierlicher Transparenz der IT-Architektur. Zweitens, die Senkung von Betriebs- und Wartungskosten sowie die Schaffung von Konvergenz. Drittens, die Priorisierung und Planung von Neuinvestitionen in engerer Ausrichtung an den Geschäftszielen. Für Dr. Christoph Gall, Leiter IT Strategie und Architektur bei AXA-Winterthur, ein voller Erfolg: «Innerhalb weniger Monate konnten wir schon Redundanzen in unserer Landschaft identifizieren und mit der Konsolidierung von Applikationen beginnen. Unser Ziel, die Entwicklung einer durchführbaren Roadmap und eines Migrationsplans, war endlich in Sicht. Auch hinsichtlich der aktuellen und geplanten Betriebskosten gelang es uns, mehr Kontrolle zu erreichen.»

Unternehmen, denen es wie AXA-Winterthur gelingt, die Betriebskosten nachhaltig zu senken, haben anschliessend deutlich mehr Budget für Investitionen zur Verfügung.

IT-Controller und Entscheidungsträger müssen die Projekte identifizieren, die den grössten Nutzen für das Unternehmen bringen. Bei IT-Neuinvestitionen sind im Rahmen einer Capex-Projektpriorisierung (Capex = Capital expenditure) folgende Fragen zu klären:
Welche IT-Investitionen haben Priorität? IT-Planungs-Software bietet hier eine Methodik zur Erfassung aller vorhandenen Daten in den Unternehmen sowie zur anschliessenden Auflistung aller Projektanträge. Diese Informationen werden in Beziehung zu dem gestellt, was das Unternehmen für die Umsetzung der Strategie braucht und anhand unterschiedlicher Kriterien priorisiert. Das Resultat ist eine Heatmap für IT-Investitionen, die alle Brennpunkte mit aktuellem Handlungsbedarf aufzeigt. Über Projekt-KPIs (Key Performance Indicators) und das Projektportfolio erhält man eine Auflistung der Projekte entsprechend der Priorität.
Welche IT-Projekte sind verzichtbar? Klärung bringt hier eine Auswirkungsanalyse der gestoppten Projekte, in der Projektabhängigkeiten erfasst und Projekte zu IT-Systemen zugeordnet werden. Hierzu erforderlich ist zunächst die Identifikation der Projektredundanzen. Aus den Ergebnissen lassen sich dann vertretbare und verfolgbare Einsparpotenziale ablesen, da ersichtlich wird, auf welche Projekte ein Unternehmen verzichten kann.

Das Verfahren gibt den IT-Controllern und Finanzmanagern den nötigen Rückhalt, um zwischen objektiven Informationen und interner Unternehmenspolitik abzuwägen und jederzeit auf aktuelle, richtige und vergleichbare Informationen zurückgreifen zu können. Im Endergebnis kann die IT fundierte Investitionsentscheidungen treffen.

Ein beispielhaftes Verfahren zur Projektpriorisierung hat die VR Leasing etabliert: Dort überwacht das CIO-Office die Projektkosten, die Architekturkonformität, die IT-Sicherheit sowie die Business-Cases und die Business-Relevanz. Seit der Einführung des EAM-Programms werden Projekte nicht fortgeführt, wenn die oben genannten Faktoren nicht dem Standard entsprechen.

Petra Finke, CIO bei Rhenus Assets & Services, unterstreicht den planerischen und steuerungsbezogenen Nutzen: «Wir als IT fordern, dass der Geschäftsbereich seine Anforderungen formuliert und nicht gleich mit
Lösungen argumentiert. Enterprise Architecture Management hilft uns, bei den Prozessen zu beginnen und nicht sofort über Lösungen oder Applikationen zu diskutieren.»

Nicht nur im operativen Betrieb, sondern auch beim Projektgenehmigungsprozess erhalten Unternehmen durch EAM Planungssicherheit und Kostentransparenz. Die Einstiegskosten für eine IT-Planungs-Software, beispielsweise beim Einsatz des neuen Start- und Servicepakets «Control IT and Save» von alfabet,
bewegen sich im Rahmen eines Mittelklassewagens. Ausgaben, die sich schnell auszahlen, denn das Potenzial durch Einsparungen und erhöhte Effektivität kann innerhalb von zwölf Monaten leicht das Hundertfache betragen.