Turbo-Reports für Top-Manager

Alex Hausmann ist Senior Consultant bei der D1 Solutions AG

Business-Intelligence-Produkte boomen, verschaffen sie doch IT-Managern sehr schnell eine solide Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen. Anfang 2008 hat der ERP-Marktführer SAP den BI-Spezialisten BusinessObjects (BO) für 4,8 Milliarden Euro (7,29 Mrd. Franken) übernommen. Die Walldorfer unterstrichen damit die hohe Priorität, die sie diesem Marktsegment in Zukunft einräumen. Die Erfahrungen sowohl bei Grosskunden aus der Schweiz und Deutschland wie auch bei KMU haben gezeigt, dass BI-Software für ein integriertes und zukunftsweisendes Berichtswesen massgebend ist. Drei typische Fälle aus dem Auftragsbuch von D1 Solutions zeigen, wie sich mit den BusinessObjects-Werkzeugen Arbeitsabläufe vereinfachen und beschleunigen lassen. Der Zürcher IT-Dienstleister hat sich auf die Integration von BO-Produkten in SAP-Systeme spezialisiert.

Beim Schweizer Informatikdienstleister Swisscom IT Services wurden bis anhin sämtliche geschäftsrelevanten Zahlen für die monatliche Geschäftsleitungssitzung mittels Excel-Tabellen aufbereitet und danach in PowerPoint präsentiert. Mitarbeiter übertrugen die Daten via SAP Netweaver Business Explorer Query in die Excel-Tabellen. Ein komplexeres Marktumfeld führte dazu, dass während der Sitzung immer mehr Berichte auf Abruf angefordert wurden. Mit der Zeit entstanden dadurch aus den anfänglich drei Tabellen Dutzende, die von Finanzdaten über Verkaufszahlen bis zu Personalkosten alle Informationen abbildeten, welche für die Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung wichtig waren.

Mit dem Umfang der Berichte stieg auch der Aufwand für die Pflege der Excel-Tabellen. Zahlreiche Verknüpfungen zwischen den Tabellen sowie mit SAP machten die Excel-Lösung untransparent und starr. Erschwerend kam hinzu, dass nur der Entwickler dieser Lösung imstande war, grössere Änderungen durchzuführen, wie sie beispielsweise Reorganisationsmassnahmen mit sich bringen.

Gemeinsam mit dem Kunden wurde daher mittels BusinessObjects eine Lösung entwickelt, die das Controlling von der manuellen Datenaufbereitung und -zusammenführung befreit. Somit bleibt mehr Zeit für Analysen, die eigentliche Aufgabe beim Reporting. Die bestehenden Netweaver BW Queries wurden grösstenteils wiederverwendet und Berichte mit SAP BO WebIntelligence neu entwickelt. Dadurch gewann das Berichtswesen an Dynamik, da beispielsweise Geschäftsperioden über die Filterfunktion schnell miteinander verglichen werden können. DrillDown-Funktionen erlauben es, Daten auf Detailstufe zu analysieren. Nach der Einführung des flexiblen Berichtswesens verringerte sich der manuelle Aufwand für das Controlling erheblich.

Zur Aufgabe eines CFO gehört es, die Geschäftsleitung monatlich über die wichtigsten Kennzahlen auf dem Laufenden zu halten. Wie in den meisten Managementsitzungen kam auch bei Swisscom IT Services PowerPoint zum Einsatz. Um auch für weiterführende Fragen gewappnet zu sein, bereitete der CFO neben
20 Seiten zum allgemeinen Geschäftsgang zusätzlich nochmal so viele Folien mit Informationen zum Auftragseingang, zum Pricing und zur mittelfristigen Ertragsplanung vor. In mühsamer Fleissarbeit kopierte das Controlling die gewünschten Daten aus dem SAP-System und fügte sie manuell in die Präsentation ein.

Veränderten die Sitzungsteilnehmer beispielsweise die Budgetziele, mussten auch alle Folien der Präsentation wieder manuell angepasst werden. Das Controlling verschwendete seine Zeit erneut mit stundenlangem Copy & Paste, anstatt sich auf seine Kernaufgabe - das Auswerten und Interpretieren von Unternehmensdaten - zu konzentrierten. Zeitgerechte Entscheide, die auf Fakten basieren, waren mit einer dermassen umständlichen Lösung gar nicht machbar.

Der BI-Client BusinessObjects Xcelsius löste dieses Problem. In enger Zusammenarbeit mit der Controllingabteilung wurde ein dynamisches Steuerinstrument entwickelt, das aktuelle Daten aus dem SAP BW ins Dashboard lädt. Im Vergleich zum starren PowerPoint sind im Dashboard sämtliche geschäftsrelevanten Informationen, auch nach Änderungen, in Echtzeit verfügbar. Der CFO beantwortet
Detailfragen in der Managementsitzung gleich selbst, da die Navigation - zum Beispiel von Unternehmens- auf Bereichsebene oder in einzelne Geschäftseinheiten - sehr bedienerfreundlich ist.

Das Telekommunikationsunternehmen Sunrise setzt seit Längerem das SAP Netweaver BusinessWarehouse in Kombination mit BO ein. Für jede Applikation ist ein anderes Team verantwortlich. Dies hat zur Folge, dass die Zugriffsberechtigungen und Rollen der Benutzer in beiden Systemen einzeln gepflegt werden müssen. Ziel des Unternehmens war es, die Verwaltung der Rechte zu vereinfachen. Sämtliche Berechtigungen sollten zentral im SAP-System verwaltet werden.

Mit dem Upgrade auf die neuste BusinessObjects-Version XI 3.1 hat Sunrise dieses Ziel erreicht. Die BO-Plattform greift via Benutzerauthentifizierung auf die Benutzeradministration zu und fragt dort die vergebenen Zugriffsrechte ab. Falls der Benutzer via BO-Client auf SAP-BW-Daten zugreift, erhält er nur die Daten, für die er eine Berechtigung besitzt. Fragt ein Kostenstellenleiter beispielsweise über BO-Tools einen Kostenstellenbericht ab, so bekommt er nur diejenigen Kostenstellen zu Gesicht, zu deren Abfrage er auch berechtigt ist. Ein weiterer Vorteil: Der Telekomdienstleiter pflegt Benutzer und Rollen an einem zentralen Ort, in diesem Fall im SAP-System.

SAP wird die Schnittstelle zwischen Netweaver BW und BO weiter verbessern. Zunächst haben die Walldorfer das «Integration Kit» bereitgestellt. Mit dem Kit lässt sich das sogenannte BO Universe, ein Business Layer zwischen Datenbank beziehungsweise Cube und den Reporting-Werkzeugen, automatisch erstellen. Sobald der Kunde aber den zugrunde liegenden Cube beziehungsweise die BW Query ändert, muss auch das Universe erneut generiert werden.

Ein Direktzugriff von BO-Plattformen auf einen BW Query wäre deshalb wünschenswert. SAP hat mit der neusten Version des BO Explorer bewiesen, dass dies möglich ist. BO Explorer ermöglicht den direkten Zugriff auf einen BW Cube und nutzt auch, falls vorhanden, den NetWeaver BW Accelerator, der sehr schnelle Antwortzeiten garantiert. Das Universe wird «on the fly» generiert. Es ist davon auszugehen, dass SAP diesen Weg auch bei weiteren BO-Produkten beschreitet und damit einen einfachen Zugriff auf sämtliche SAP-Daten ermöglicht.

BusinessObjects kostenlos testen

Eine von D1 Solutions und SAP Schweiz entwickelte Testplattform hilft, die Vorteile des automatisierten Reportings mithilfe von BO-Tools vorab auszuprobieren. Nutzer können die Vor- und Nachteile der Plattform testweise bei ihrer täglichen Arbeit ausloten und Änderungswünsche anmelden. Der Vorteil für Unternehmen: Nach Abgleich mit den eigenen Daten beginnt das Training der Mitarbeiter, noch bevor das Produktivsystem zum Einsatz kommt. Einzelheiten unter: www.d1solutions.ch/businessobjects.