Smarter Stick für die Post

Adrian Humbel ist CEO der SwissSign AG, einer 100-%-Tochter der Schweizerischen Post

Dass Pakete oder Briefe sicher ankommen, davon gehen Herr und Frau Schweizer aus. Wie steht es aber mit E-Mails und digitalen Dokumenten? Wie kann man sicher sein, dass der Absender derjenige ist, für den man ihn hält? Wie soll man einen Vertrag per Internet rechtsgültig unterzeichnen? Antwort darauf gibt eine Lösung, die von der Schweizerischen Post entwickelt wurde. Das spannende daran: Die Post setzt ihre Entwicklung auch selbst im Unternehmen ein. Input und Ideen lieferte ein interner Wettbewerb zur Förderung des Innovationsprozesses. Die Mitarbeitenden der Schweizerischen Post stehen als Beschäftigte eines traditionellen Unternehmens beim Thema digitale Signatur schliesslich vor den gleichen Herausforderungen wie jedes andere Unternehmen.

Damit der elektronische Versand so sicher wie der physische ist, suchte die Schweizerische Post für interne wie auch externe Zwecke nach einer geeigneten Lösung. Die Anforderungen waren klar, die Abwicklung sollte:
- sicher (Vertraulichkeit, Authentizität),
- einfach (Handhabung, Login-Prozedere),
- rechtlich anerkannt (gültige und verlässliche Willensbekundung)
- jederzeit und schnell verfügbar (unabhängig von Ort und Zeit),
- günstig (effizient, keine Investitionen) und
- unabhängig (keine Installation) sein.

Das Ergebnis der Entwicklungsarbeit ist der SwissStick, ein Memorystick, mit dem digital signiert und elektronische Post eingeschrieben verschickt werden kann. Die Hardware besteht aus einem sicheren USB-Stick. Dieser enthält, vorinstalliert und vorkonfiguriert, die digitale Identität - in dem Fall das PostZertifikat, eine Signatur-Software (SwissSigner), einen sicheren Browser und eine Lösung für sichere Kommunikation (IncaMail).

Die Applikationen sind untereinander «smart» integriert. So kann zum Beispiel aus der Signatur-Software ein Dokument direkt als eingeschriebene E-Mail der Schweizerischen Post versandt werden. Der SwissStick braucht keine Installation, läuft auf Windows, Linux und Apple, und hinterlässt keinerlei Spuren (Cache, temporäre Dateien, Cookies etc.).

Für den internen Gebrauch hat die Post eine spezielle, massgeschneiderte Lösung entwickelt und erfolgreich eingeführt, die SmartPost-Edition. Die Zutaten für die neue Lösung existierten schon. Laut Projektleiter Urs Fischer besteht die SmartPost-Edition des SwissStick «aus Einzelteilen, die bei der Post bereits vorhanden waren und zu einer Lösung zusammengefügt wurden». Neu ist jedoch die Zusammenstellung der Funktionen aufgrund einer postweiten Bedürfnisanalyse. Dabei hatte sich auch der Wunsch nach einer einfachen Remote-Access-Lösung auf die Post-Infrastruktur und nach einer sicheren, gemeinsamen Datenablage herauskristallisiert.

Dies führte das Projektteam zu einer weiteren Überlegung. Viele der Post-Mitarbeitenden
haben einen Telearbeitsplatz, von dem sie zu Hause oder auf Reisen auf ihr Benutzerkonto zugreifen können. «Der Stick kann den aufwendigen Login-Prozess bei der Telearbeit ersetzen. Ich verbinde den Stick mit meinem PC und habe die sicheren Dienste sowie meinen Arbeitsplatz direkt zur Verfügung», stellt Urs Fischer fest. «Den Zugang zum elektronischen Kommunikations-Tool für die Mitarbeitenden der Post - das Intranet - werden wir in diese Lösung auch noch einbauen können.»

Mit der SmartPost-Edition sind für die Post-Mitarbeitenden alle Unsicherheiten in Bezug auf die elektronische Kommunikation beseitigt. Projektleiter Fischer vermerkt, dass man damit gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlage.

Einerseits habe man eine einfache Lösung für den internen Gebrauch entwickelt und zum anderen einen Beweis für die Innovationskraft der Post geliefert: «Immerhin wollen wir uns vermehrt als Anbieter innovativer Lösungen im elektronischen Bereich positionieren», so Fischer.

Dass die Lösung realisiert werden konnte, ist letztlich auch dem internen Innovationswettbewerb zu verdanken, aus dem das SmartPost-Konzept als Gewinner hervorging. «Wir haben Ende 2008 mit der Idee begonnen und sind nun in der Rollout-Phase. Ich bin gespannt auf das Feedback unserer Kolleginnen und Kollegen», meint der Projektleiter.

Das Projektteam startete bei der Konzernleitung mit einer persönlichen Einführung des SmartPost-Sticks. Die Konzernleitung der Schweizerischen Post konnte so als eine der ersten Zielgruppen Erfahrungen sammeln und nutzt den SwissStick inzwischen rege für den Austausch und die Signatur von sensitiven
Dokumenten. Die Mitarbeitenden wurden zunächst per Mail über das Projekt informiert und hatten anschliessend die Möglichkeit, ihren Stick mit einem persönlichen Antragsformular zu bestellen. Im Intranet der Post finden alle Teilnehmenden weitere Infos und Tipps sowie eine Anlaufstelle für Fragen.

Die Herausforderungen bei der Einführung der Lösung bestanden aber nicht nur in der technischen Umsetzung der Anforderungen. Diese konnten aufgrund der beim SwissStick integrierten Basisleistungen in kurzer Zeit realisiert werden. Die grösste Herausforderung war - und wird es noch weiter sein -, bestehende Prozesse mit den neuen digitalen Möglichkeiten effizienter zu gestalten.

Das fängt schon bei der Verteilung der SwissSticks an: Da sich durch die gesetzlichen Anforderungen an das qualifizierte PostZertifikat der Bestellablauf aufwendig gestaltet, musste die Schweizerische Post zuerst einen einfachen aber flexiblen Massenbestellprozess für die interne Distribution entwickeln.

Abgesehen vom sicheren Datenaustausch innerhalb der Konzernleitung, einem vereinfachten Spesenprozess, beschleunigtem Offertenwesen und der Signatur von Dokumenten konnten bis jetzt jedoch nur wenige weitere Abläufe digital abgelöst werden. Hier steckt die wahre Herausforderung: Eine neue Möglichkeit zu haben, Abläufe zu revolutionieren, genügt nicht. Es muss auch geschehen. Deshalb möchte die Schweizerische Post in den nächsten Monaten ihre Abläufe systematisch auf deren Eignung für eine rein digitale Abwicklung überprüfen und konsequent umsetzen.

Die intelligente Update-Funktion des SwissSticks ermöglicht es der Schweizerischen Post, auch zukünftige Anforderungen nahtlos in die bestehenden SmartPost Sticks zu integrieren. So wird schon mit vollem Elan an einer «Next Generation» gearbeitet, die noch mehr bieten wird. Freddy Kaiser, CTO der Post-Tochter SwissSign AG, die den SwissStick entwickelt, verrät, in welche Richtung sich die Überlegungen
bewegen: «Ein Bereich der Entwicklungen geht in Richtung unternehmensübergreifender
Zusammenarbeit wie beispielsweise sicheres Instant Messaging und Conferencing innerhalb von Projekten.»

Flexibel einsetzbar

Der SwissStick bietet nicht nur der Post eine Speziallösung. Auch andere Unternehmen können den Stick mit ihren Anforderungen an die digitalen Prozesse gleich einem Baukasten zusammenstellen, zum Beispiel für Offertenerstellung, Aufträge, Bestellungen, Verträge, Zahlungsverkehr, Finanzinformationen, Rechnungen oder zeitkritische Beurkundungen.

Abacus Research, Anbieter von Software-Lösungen für Business-Prozesse, bietet beispielsweise eine Lösung an, bei der die Technologie zur sicheren Nutzer-Authentifikation ein integraler Bestandteil ist: Dank dem SwissStick Abacus-Edition können sich Abacus-Kunden so sicher wie beim E-Banking identifizieren und aus Digital ERP wichtige Dokumente signieren sowie vertraulich und nachweisbar auf elektronischem Weg versenden.

Die Projektdaten

- Auftraggeber: Die Schweizerische Post
- Projektziel: Use what you sell: Interne Nutzung von Post-Produkten, Kosteneinsparungen durch digitale Prozesse
- Partner: SwissSign AG
- Projektdauer: 7 Monate
- Spezifikationen des SwissSticks: USB-Stick 512 MB Read only, PostZertifikat auf SIM, Update Service Applikations-Framework: SwissSigner (Signatur-Software),
sicherer Browser (Firefox), Links auf IncaMail, SwissPostBox, Treiber/Middleware PostZertifikat, Crossplattform einsetzbar
- Eingesetzte Technologie: Kobil mIDentity (Hardware), SwissSign SecureAppManager, PostZertifikat, SwissSigner
- Preis: SwissStick inkl. PostZertifikat und Update Service: Fr. 159.-/Jahr über
3 Jahre, zusätzliche Projektkosten je nach Anforderungen