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Bei den Jungfraubahnen entwickelt sich die Technik der IT fast schneller als die Züge auf die Bergstationen fahren. Jüngste Neuerung: Die Einführung einer papierlosen Kreditorenbuchhaltung und digitalisierter Visumsprozesse für die seit 2001 im Einsatz stehende Abacus Business Software. Damit können Originalrechnungen direkt in die ERP-Lösung eingelesen werden und die seit geraumer Zeit ungelösten Probleme im Dokumentenverkehr haben sich erledigt.

Für Jörg Brönnimann, Leiter Rechnungswesen der Jungfraubahnen, bedeutet die Implementierung der Abacus-Lösung Digital ERP «einen Meilenstein für das Rechnungswesen». Denn sie beschleunigt die Prozesse und entwirrt den Dokumentenverkehr. Dieser bereitete, bedingt durch die komplexe Gesellschaftsstruktur der Jungfraubahnen mit ihren zahlreichen Gesellschaften (siehe Box), immer wieder Probleme. Weil bisher alle Rechnungen manuell visiert und kontiert wurden, wozu sie zwischen Jungfraujoch und Interlaken hin- und hergeschickt werden mussten, kam es immer wieder zu Verlusten von Originalrechnungen, zu Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und zu verspäteten Zahlungen. Da überdies keine Vorerfassung der Rechnungen erfolgte, war die Liquiditätsplanung schwierig.

Bei der Suche nach einer Lösung für all diese Probleme konzentrierte sich Brönnimann auf Abacus Research. Deren Business Software steht bei den Jungfraubahnen seit 2002 im Einsatz. Damals wurde in Kooperation mit der Schönbühler IT-Integratorin Axept Business Software bei den Jungfraubahnen eine massgeschneiderte Abacus-Lösung implementiert, mit welcher die Jungfraubahnen über einen zentralen Mandanten - das Jungfraubahnen Management - das Ticketing-System, den Webshop, die Kleinfakturierung sowie die gesamte Debitoren- und Kreditorenadministration von einer Stelle aus abwickeln kann.

Nun wurde dieses bestehende System um die Abacus-Software Digital ERP erweitert. Damit können Dokumente wie etwa Lieferantenrechnungen digital erfasst, weiterverarbeitet, visiert und elektronisch archiviert werden. Die Lösung beschleunigt die gesamte Buchhaltungs-Abwicklung, vereinfacht den Visumsprozess und sorgt für einheitliche, effiziente Sicherung der Daten und Dokumente.

In der Praxis werden bei den Jungfraubahnen heute zunächst alle Einzahlungsscheine der eingehenden Rechnungen mit dem Belegleser der Kreditorenapplikation digital erfasst. Anschliessend wird für jede Rechnung auf einem Spezialdrucker eine selbstklebende Strichcode-Etikette mit dem entsprechenden Rechnungscode produziert. Die Etikette wird auf den Originalbeleg geklebt und dieser mit Hilfe der integrierten Scan-Software AbaScan ins System eingelesen. Anhand des Strichcodes ordnet das System das digitalisierte, nun als PDF-Datei vorliegende Dokument der entsprechenden Buchhaltungstransaktion zu und speichert es im dazugehörigen Belegdossier ab.

Da zugleich eine Volltextindexierung jeder eingelesenen Rechnung erstellt wird, kann jede Rechnung anhand von Stichwörtern oder einzelnen Wortfragmenten über das integrierte Suchsystem aufgespürt und angezeigt werden. Das zeitaufwändige Suchen nach in dicken Aktenordnern abgelegten Papierrechnungen gehört somit der Vergangenheit an.

Bei den zahlreichen, verstreuten Gesellschaften der Jungfraubahnen ist es - wie bei jeder Firma mit mehreren Standorten und Abteilungen - enorm wichtig, dass der Ablauf des Visumsprozesses klar geregelt ist. Dafür wurde innerhalb der Betriebsgemeinschaft ein organisatorischer Ablauf definiert, welcher den Rechnungseingang zentral am Hauptsitz der Bahnen in Interlaken ermöglicht. Dort werden alle Rechnungen eingelesen und dann von der Kreditorensoftware automatisch dem für die jeweilige Visierung zuständigen Mitarbeiter zugeordnet. Dieser wird via eine automatisch erstellte E-Mail informiert, dass sich neue Rechnungen zur Bearbeitung in seiner persönlichen Inbox der Kreditorenbuchhaltung befinden. Dort kann er sie öffnen, kontrollieren, um die entsprechende Kontierung ergänzen, mit Kommentaren versehen und visieren. Fehlerhafte Rechnungen können mit einer entsprechenden Begründung versehen und abgelehnt werden.

Die so digital visierten Rechnungen werden dann dem Budgetverantwortlichen elektronisch zugestellt und gelangen anschliessend in die Inbox der Abteilung Finanzen und Controlling-Services. Rechnungen über Beträge von mehr als 100000 Franken werden zudem automatisch dem CEO zur Visierung weitergereicht und von diesem ebenfalls elektronisch visiert.

Hat eine Rechnung den kompletten Visumsprozess durchlaufen, wird sie dem zuständigen Buchhalter weitergeleitet, der die Rechnung nochmals prüft und ebenfalls elektronisch visiert. Damit wird der bis dato provisorische Status der Rechnung in einen «offenen» umgewandelt und die Rechnung wird zur Bezahlung freigegeben.

Heute nutzen bereits mehr als 110 Visumsberechtigte der Jungfraubahnen die digitale Visumslösung. Dadurch hat sich die Abwicklung der jährlich rund 18000 Rechnungen, welche jährlich die Buchhaltung der Jungfraubahnen durchlaufen, massiv beschleunigt und vereinfacht. Fehlerquellen wurden eliminiert, die Arbeit für alle Beteiligten sehr erleichtert. Entsprechend stösst das System bei den Nutzern auf hohe Akzeptanz. Sie schätzen neben der komfortablen Suchfunktion vor allem die Tatsache, dass alle Belege jederzeit schnell und einfach verfügbar sind.

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Die Jungfraubahnen-Gruppe

1912 fuhr das erste Mal ein Zug auf die Jungfrau. Im Jahre 2006 transportierte die Zahnradbahn, deren Endstation auf 3454 Metern Höhe liegt, mehr als 623 000 Personen. Die Jungfraubahnen, in deren Besitz sich auch die meisten Sesselbahnen und Skilifte der Jungfrau-Region befinden, ist eine Betriebsgemeinschaft zwischen der Berner Oberland-Bahnen AG (BOB) und der Jungfraubahn-Gruppe. Letztere besteht selbst aus mehr als zehn Gesellschaften. Die grossen Tochtergesellschaften sind die Jungfraubahn AG, die Wengernalpbahn AG (WAB), die Bergbahn Lauterbrunnen-Mürren (BLM) und die Firstbahn AG. Nebst den Bahnen und Liften betreiben die Jungfraubahnen ein Parkhaus und ein eigenes Kraftwerk. Letztes Jahr resultierte ein gegenüber dem Vorjahr um drei Prozent gesteigerter Umsatz von 124 Millionen Franken. Das Betriebsergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT) stieg um 7,1 Prozent auf 23,9 Millionen Franken. Der Jahresgewinn 2006 betrug 19,1 Millionen Franken.

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Abacus Business Software bei den Jungfraubahnen

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