Praxis 17.04.2014, 10:00 Uhr

Troubleshooting für Office 365

Wenn Outlook zickt, sich das Smartphone nicht an das E-Mail-Konto anbinden lässt oder Office 365 in der Cloud Probleme bereiten, können folgende Tipps und Tools helfen.
Thomas Joos ist selbständiger IT-Consultant, Fachbuchautor und freiberuflicher Mitarbeiter unserer Schwesterpublikation TecChannel. Kommt es bei Office 365 zu Problemen, müssen Anwender und Administratoren die Fehlersuche anders angehen als bei lokalen Installationen. Da die Cloud-Dienste nicht direkt durch Administratoren beeinflussbar sind, lassen sich auf Seiten der Server oft keine Änderungen vornehmen. Natürlich besteht die Möglichkeit, über die Weboberfläche, Zusatztools oder mit PowerShell allfällige Probleme bei den Cloud-Services zu lösen. Probleme bei der Anbindung an Office 365 sind aber meistens auf den Clients begründet. Daher bietet Microsoft einige Werkzeuge an, mit denen sich Probleme beheben und Protokolle erstellen lassen. Die Tools sind auch darauf ausgerichtet, dass Anwender selbst Probleme lösen können. So kann es beim Rollout zu Office 365 sinnvoll sein, Anwendern gleich die passenden Werkzeuge an die Hand zu geben, um bei Problemen bei der Anbindung schneller reagieren zu können. Tipp: Vor allem Android-Geräte haben oft Probleme, bei der Anbindung an Office 365 den E-Mail-Server korrekt aufzulösen. In diesem Fall tragen Sie als Server den folgenden Wert ein: outlook.office365.com. Der Server funktioniert auch bei der Anbindung anderer Smartphone-Systeme, wenn die automatische Anmeldung nicht funktioniert.
Wenn ein oder mehrere Anwender sich nicht mit Office 365 verbinden können, muss nicht immer ein Problem mit dem Client vorliegen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Microsoft aktuell Office 365 wartet, oder es ein Problem mit dem Office-365-Dienst gibt. Es bietet sich daher an, vor einer gründlichen Problemlösung zunächst im Office-365-Portal den Status der Dienste zu prüfen. Diese Informationen lassen sich auch als RSS-Feed abonnieren. Nächste Seite: Troubleshooting aus der Ferne Wenn Probleme bei der Verbindung zu Exchange oder Office 365 vorliegen, sollten Anwender und Administratoren im ersten Schritt den Microsoft Remote Connectivity Analyzer nutzen. Mit der Webseite lassen sich zunächst Verbindungsuntersuchen für Exchange Active Sync, Zugriff für Entwickler, Outlook und E-Mails testen.
Wollen Sie zum Beispiel testen, ob sich Ihre Office 365-Umgebungen optimal mit Smartphones verbinden lässt, wählen Sie im Microsoft Remote Connectivity Analyzer die Option «Exchange-Active-Sync» aus und klicken auf «Weiter». Auf der nächsten Seite geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein, die Sie untersuchen wollen. Im unteren Bereich geben Sie noch einmal die E-Mail-Adresse als Benutzernamen an und auch das Kennwort für den Zugriff. Danach geben Sie unten im Fenster den Text ein und klicken auf «Überprüfen». Wird der eingegebene Text verifiziert, klicken Sie oben rechts auf «Test ausführen», um sicherzustellen, dass die Anbindung über Exchange ActiveSync funktioniert. Anschliessend überprüft Microsoft Remote Connectivity Analyzer ob die angegebene Office 365-Adresse optimal funktioniert, damit sich Anwender einfach und schnell über ihre E-Mail-Adresse anmelden können, das heisst ohne den Servernamen zu kennen. Nach dem Test erhalten Sie das Ergebnis, wenn Sie rechts oben auf «Alle erweitern» klicken. Hier sehen Sie, ob alles ordnungsgemäss funktioniert. Probleme können Sie auf Basis dieser Informationen lösen.

Gezielte Tests für Office 365

Auf der Registerkarte «Office 365» im Microsoft Remote Connectivity Analyzer finden Sie explizite Tests, die speziell für das den Dienst entwickelt wurden und sicherstellen sollen, dass sich die Clients mit der Cloud-Lösung verbinden können. Als Administrator können Sie auf dieser Registerkarte bei Problemen mit mehreren Anwendern testen, ob es Probleme mit ihrem Office-365-Konto gibt. Anwender können wiederum für sich selbst auf die Fehlersuche gehen, indem Sie den entsprechenden Test auswählen, die geforderten Daten eingeben und danach den Test starten. Nächste Seite: Verbindungstests in Outlook Haben Sie Outlook 2013 mit einem Office 365-Konto verbunden, sehen Sie den Verbindungsstatus im unteren Bereich. Hier muss der Text «Alle Ordner sind auf dem Neuesten Stand. Verbunden mit Microsoft Exchange» zu lesen sein. Ist das nicht der Fall, können Sie mit der Taste [F9] eine erneute Verbindung erzwingen.
Halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und klicken im Traybereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol, erscheint ein erweitertes Menü. Mit diesem können Sie Verbindungsprobleme zu Exchange und zu Office 365 lösen. Haben Sie Outlook gestartet, ist die Auswahl von Verbindungsstatus der erste Weg. Hier ist zu sehen, ob sich Outlook an Exchange angebunden hat. Ausserdem sehen Sie hier die anderen E-Mail-Server, die mit dem Outlook-Profil verbunden sind. Klicken Sie auf «Verbindung wiederherstellen», versucht Outlook die Office 365-Server erneut zu erreichen. Dabei muss in der Spalte «Status» «hergestellt» zu lesen sein.

E-Mail-Autokonfiguration testen

Starten Sie Outlook und halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie das Outlook-Icon im Traybereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste anklicken, haben Sie auch die Möglichkeit die Option E-Mail-Autokonfiguration testen auszuwählen. Im neuen Fenster geben Sie oben Ihre Office-365-E-Mail-Adresse und das Kennwort an. Klicken Sie auf «Test», prüft Outlook, ob es sich auf Basis dieser Informationen problemlos mit dem Postfach verbinden kann. Auf den Registerkarten «Ergebnisse», «Protokolle» und «XML» sehen Sie die Ergebnisse und können unter Umständen in die Konfiguration von Office 365 oder Outlook eingreifen. Nächste Seite: Lync Connectivity Analyzer-Tool Haben Anwender Probleme bei der Anbindung an Office 365, stellt Microsoft über den Remote Connectivity Analyzer spezielle Tools bereit, mit denen sich Clients testen lassen. Es ist empfehlenswert, dass Sie die Microsoft-Verbindungsuntersuchung und das Microsoft Lync Connectivity Analyzer-Tool auf allen Clients installieren, die mit Office 365 arbeiten, auch wenn noch keine Probleme vorliegen. Wenn die Anwender Probleme bei der Anbindung haben, können Sie diese allenfalls mit den beiden Tools lösen.

Microsoft Lync Connectivity Analyzer-Tool

Microsoft stellt für Anwender auch ein Lernvideo zur Verfügung, mit dem sich der Umgang mit dem Tool üben lässt. Es ist durchaus sinnvoll, dass Administratoren die Tool und auch die Lernvideos beim Rollout von Office 365 zur Verfügung stellt. Auf diesem Weg lässt sich einiges an Konfigurationsarbeit sparen, wenn einzelne Anwender mal Probleme mit Office-365-Diensten haben.
Sobald ein Anwender das Tool startet, erhält er eine Problemliste mit häufigen Problemen angezeigt. Klickt er eines der Probleme an, erhält der Hilfe und Lösungsvorschläge. Nach der Auswahl des Problems startet ein Assistent. Hier muss der Anwender seine Verbindungsdaten eingeben. Diese füllt der Assistent auch automatisch aus, wenn es diese aus Outlook auslesen kann. Anschliessend testet das Tool die Verbindung zu Office 365 und zeigt spezifische Lösungsansätze an. Das gleiche Vorgehen bietet auch Microsoft Lync Connectivity Analyzer. Nächste Seite: Fehlersuche mit MOSDAL Eher an Administratoren richtet sich das Microsoft Online Services Diagnostics and Logging (MOSDAL)-Toolkit. Es handelt sich um eine Sammlung von Tools, mit deren Hilfe sich Verbindungsprobleme zu verschiedenen Microsoft-Diensten analysieren lassen. Die Toolsammlung bietet dazu keine Lösungsansätze, sondern sammelt verschiedene Daten, die Anwender weitergeben können. Auf Basis dieser Informationen können Spezialisten dann Lösungen für die Anbindung finden. Der Vorteil von MOSDAL ist die Bereitstellung verschiedener Analysewerkzeuge auf einer grafischen Oberfläche. Die eigentliche Prüfung kann dabei auch ein normaler Anwender vornehmen. Die spätere Analyse erfolgt dann durch einen Spezialisten, der die Protokolle auswerten kann. Die Aufgabe von MOSDAL ist das Sammeln umfassender Informationen zum lokalen Rechner und der Verbindung zu Office 365. Diese können Anwender natürlich ebenfalls analysieren an Administratoren senden.

MOSDAL im Überblick

Microsoft bietet in der Knowledge Base Anleitungen und dem Download des Tools. Das Toolkit ist kompatibel mit aktuellen Windows-Versionen, lässt sich also auch auf Rechnern mit Windows 8.1 und Windows Server 2012 R2 installieren. Nach der Installation starten Sie das Toolkit zunächst. Fahren Sie mit der Maus über einen der angezeigten Tests, ist auf der rechten Seite zu sehen, welche Analysen MOSDAL anbietet. Wie die anderen Tools arbeitet auch MOSDAL Assistenten gestützt. Damit ist das Tool auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse durchaus nutzbar. Nach der Auswahl eines Tests müssen die Anmeldedaten für ein Benutzerkonto in Office 365 eingegeben werden. Neben integrierten Zusatzwerkzeugen wie dem Connectivity Analyzer nutzt MOSDAL auch CMDlets aus der PowerShell («Get-FederatedOrganizationIdentifier», «Get-FederationTrust», «Test-FederationTrustCertificate», «Get-OrganizationRelationship», «Get-MSOLDomain» und «Get-MSOLDomainVerificationDNS»), sowie Tools aus der Befehlszeile. Beispiel sind «netstat» oder «nslookup». Der Vorteil ist, dass der Anwender kaum Erfahrung mit den Tools haben muss, sondern die Befehle automatisch von MOSDAL ausgeführt werden. Sobald die Anwender den Test gestartet haben, beginnt MOSDAL, Daten zu sammeln und zu speichern. Die erstellten Protokolldateien speichert MOSDAL in der Dokumenten-Bibliothek. Die Ergebnisse werden automatisch in eine ZIP-Datei gepackt. In diesem sind die einzelnen Ergebnisse zu sehen. MOSDAL bietet auch in komplexen Szenarien und bei Verwendung in grossen Unternehmen mit Hybridkonfigurationen wertvolle Hilfen. Wenn Sie also mit lokalen Exchange-Servern und zusätzlich mit Office 365 arbeiten, kann das Toolkit ebenfalls Analysen durchführen.


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