Business-Chats fürs professionelle Miteinander

Professionelle Chat-Dienste für Unternehmen schicken sich an, die klassische aber oftmals auch schwerfällige E-Mail-Kommunikation abzulösen. Computerworld zeigt, was die trendigen Tools zu bieten haben.

von Charles Glimm 16.02.2017 14:30

Kommunikation ist die Grundlage jeder Zusammenarbeit. Wie ist der Status des Projekts, arbeitet schon jemand an Teilstück A, wer hat die E-Mail-Adresse von XY?

Solche Fragen sind schnell geklärt, wenn man Seite an Seite im Grossraumbüro arbeitet, sich beim Kopierer über den Weg läuft oder nur zum Hörer greifen und eine Durchwahl tippen muss. Zunehmend jedoch entstehen Teams, auf die dieses Szenario nicht mehr zutrifft. Sei es in grossen Firmen, die an verschiedenen internationalen Standorten agieren, oder bei Freiberuflern und Selbstständigen, die oft in wechselnden Teams mitarbeiten.

Echtzeit-Chat: Die schwerfällige E-Mail-Kultur wird auch in Unternehmen zunehmend von flexibleren Kommunikationsformen verdrängt Echtzeit-Chat: Die schwerfällige E-Mail-Kultur wird auch in Unternehmen zunehmend von flexibleren Kommunikationsformen verdrängt © com-magazin.de

Meist läuft die Business-Kommunikation dann über Rund-Mails – mit allen bekannten Nachteilen wie übersehenen Nachrichten, zeitverzögerten Antworten, missverständlichen Formulierungen und so weiter. Telefon- und Videokonferenzen können hier Abhilfe schaffen und den Austausch über Standorte hinweg vereinfachen. Allerdings bringen sie ihre eigene Problematik mit. So kann es schwierig werden, unterschiedliche Zeitzonen unter einen Hut zu bringen, und generell müssen natürlich alle Teilnehmer zugleich ein Zeitfenster für die Konferenz verfügbar haben.

Schlanke Chat-Apps lösen Intranet-Foren ab

Ganzheitliche Collaboration-Lösungen oder Intranet-Foren vermeiden viele dieser Probleme, sind aber oft schwerfällig, übermässig komplex, nicht für alle Beteiligten gleichermassen zugänglich oder technisch angestaubt.

Hier treten Business-Chats auf den Plan: Schlanke Chat-Apps wie Slack, Glip oder HipChat vereinen das Beste aus den genannten Welten. Sie ermöglichen Kommunikation in Echtzeit, bewahren das Getippte aber auch in der Art eines Foren-Threads für alle zum späteren Nachlesen auf. Benötigte Dokumente lassen sich einfach für den gemeinsamen Zugriff hochladen. Und mit mobilen Apps ist die Teilnahme selbst von unterwegs möglich. Das schafft maximale Flexibilität. Im Gegensatz zu einer überquellenden Mailbox, deren Durchsuchen wertvolle Zeit kostet, verbindet der Chat gezielt mit dem gewünschten Kommunikationsstrom.

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Social Chats sind im Kommen

Die Befürworter sehen weitere Vorteile in einem geschmeidigeren Workflow, mehr Übersicht und erhöhter Motivation. Ausserdem werde Gemeinschaft gefördert und kollektives Wissen im Unternehmen an die Oberfläche befördert. Darüber hinaus sind die meisten Chat-Apps sehr intuitiv zu bedienen und erfordern keine grosse Einarbeitung.

Experten sehen den Markt für Enterprise Social Software (ESS) denn auch im Aufwind. Je nachdem welchem Marktforschungsunternehmen man glaubt, könnten sich die weltweiten Umsätze bis 2019 zwischen 5 und etwa 8 Milliarden Dollar bewegen. Kein Wunder, dass inzwischen auch grosse Player wie Microsoft und Facebook auf den Zug aufgesprungen sind.

Workplace by Facebook (ursprünglich als Face­book@Work angekündigt), startete gegen Ende letzten Jahres nach zweijähriger Beta-Phase als eine Art Intranet-Version des bekanntesten So­cial Networks.

Beinahe gleichzeitig machte auch Microsoft mit Teams seine Business-Chat-Variante verfügbar, nachdem ein eher halbherziger Versuch, den Branchenprimus Slack zu übernehmen, im Sande verlaufen war.

Daneben gibt es einige kleinere Hoster, die Social Software oder Business-Chats anbieten, oft mit preisgünstigen oder sogar kostenlosen Einstiegsofferten. Vor allem für Selbstständige, Freiberufler und KMUs ergibt sich so auch ohne grosse Investitionen in Equipment oder Programme die Möglichkeit zu flexibler Zusammenarbeit. Mitglieder einer Projektgruppe laden einfach die gleiche Software herunter und können damit in einer sicheren Umgebung zusammenarbeiten, Dateien teilen oder den eigenen Desktop für eine Präsentation oder Schulung streamen.

 

Die Feature der verschiedenen Business-Chat-Softwares in der Übersicht Die Feature der verschiedenen Business-Chat-Softwares in der Übersicht © com-magazin.de

Im Folgenden stellt Computerworld fünf Business-Chat-Tools vor, die sich entweder bereits in der Praxis bewährt oder in den vergangenen Monaten besonders von sich reden gemacht haben.

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Slack

Slack gilt als Überflieger unter den Business-Chat-Programmen. Obwohl erst 2013 gestartet, entwickelte sich das Tool rasch zu einer Art Massstab für Business-Chats. Wer sein Team für ein spontanes virtuelles Meeting zusammenbringen will, ist hier an der richtigen Adresse. Der Schwerpunkt liegt dabei auf direkter Kommunikation. Dazu ist die Anwendung konsequent um den Chat-Bereich herum aufgebaut, der wie ein Instant-Messenger funktioniert. Allerdings sind Diskussionen hier persistent, können also sowohl in Echtzeit ablaufen als auch wie in einem Forum über einen längeren Zeitraum Beiträge «sammeln».

 

Slack: Kontakt halten ist mit dem Chat-Tool auch für versprengte Teams unkompliziert, ob in Echtzeit oder zeitversetzt Slack: Kontakt halten ist mit dem Chat-Tool auch für versprengte Teams unkompliziert, ob in Echtzeit oder zeitversetzt © com-magazin.de

Das Interface wirkt aufgeräumt und modern, zeigt links eine Navigationsspalte, daneben den grossen Nachrichtenbereich. Rechts lässt sich bei Bedarf eine weitere Spalte einblenden, die das Dateiverzeichnis, eine Liste der Teammitglieder oder Neuigkeiten vom Betreiber aufnehmen kann. Wer sich auf den ersten Blick nicht zurechtfindet, kann ausserdem mit «Slackbot» chatten, einer automatisierten Hilfefunktion, die als Gesprächspartner auftritt und den Anwender durch die ersten Schritte führt.

Dazu gehört nach dem Anlegen des eigenen Accounts die Einrichtung eines Teams. Neben einem Namen bekommt das Team eine eigene URL, unter der sich die Mitglieder künftig einloggen. Der Administrator lädt weitere Teilnehmer per Klick auf den Button «Invite People» ein. Hierzu gibt er ihre E-Mail-Adressen ein, an die das System dann Einladungen verschickt. Ist ein Teammitglied bereits als Slack-Nutzer registriert, dann genügt die Eingabe des User-Namens. Anschliessend kann der Teamleader weitere Räume beziehungsweise Channels anlegen, die dann in der Navigationsleiste aufgeführt werden. Hier lässt sich beispielsweise nach Themen, Projekten oder nach Abteilung unterscheiden, sodass die Konversation ansprechend strukturiert wird.

 

Slackbot: Eine kontextbezogene Hilfefunktion tarnt sich bei Slack als Chat-Partner. Slackbot: Eine kontextbezogene Hilfefunktion tarnt sich bei Slack als Chat-Partner. © com-magazin.de

Neben Gruppengesprächen ermöglicht Slack auch Vieraugen-Konversationen, die unter dem Label «Direct Messages» wie Chat-Channels in der Navigation links aufgeführt werden. Neben dem Namen des Gesprächspartners wird hier durch einen farbigen Indikator angezeigt, ob derjenige gerade online ist. Seit Kurzem sind auch Video- und Audio-Chats möglich.

Konversationen laufen im zentralen Bereich des Anwendungsfensters ab. Rechts daneben lassen sich weitere Informationen einblenden. So bekommt man etwa einen Überblick über die Mitglieder des Channels, kann dessen Kurzbeschreibung lesen und sehen, auf welche Dokumente die Teilnehmer gemeinsam Zugriff haben. Ausserdem lässt sich eine Liste von Erwähnungen einblenden, wenn andere Nutzer per @-Zeichen auf den eigenen Channel oder User-Namen verwiesen haben, man kann seine Favoriten anzeigen, wenn man welche gesetzt hat, und man erreicht ein Menü mit Datei- und Teamverwaltungsfunktionen.

Neben einer kostenlosen Version mit Speicher für die letzten 10.000 Nachrichten und bis zu 10 Integrationen ist Slack in der Standard-Edition für 8 Dollar sowie in einer Plus-Edi­tion für 15 Dollar pro Nutzer und Monat buchbar. Für zahlende Nutzer entfallen Nachrichten- und Integrations-Limit, ausserdem erhalten sie zusätzliche Funktionen wie Gastzugriffe, Login per Google-Authentifizierung, Single Sign-on oder Rund-um-die-Uhr-Support.

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Microsoft Teams

Noch zu Beginn des Jahres 2016 schielte Microsoft auf Slack und wollte sich das erfolgreiche Start-up am liebsten einverleiben, doch war der kolportierte Kaufpreis von rund 8 Milliarden Dollar allem Anschein nach zu hoch. So konzentrierte man sich in Redmond lieber auf eine Stärkung des Skype-Dienstes und präsentierte bereits zum Jahresende Teams als neueste Erweiterung der Business-Version von Office 365.

Ähnlich wie Slack bietet Teams eine Chat-basierte Workspace-Umgebung, die als plattformübergreifende Schnittstelle vor allem Kommunikation und Produktivität in Unternehmen verbessern soll.

Nutzer der Office-365-Versionen Business Essentials, Business Premium oder Enterprise können Teams über das Admin-Center des Office-Portals bereits als sogenannte Vorschau aktivieren.

Teams: Microsoft bringt seinen eigenen Slack-Klon heraus, nachdem sich anfängliche Übernahmepläne zerschlagen haben Teams: Microsoft bringt seinen eigenen Slack-Klon heraus, nachdem sich anfängliche Übernahmepläne zerschlagen haben © Microsoft

 

Noch im ersten Quartal 2017 soll die endgültige Version an den Start gehen. Nach der Aktivierung genügt ein Klick auf den «Teams»-Tab am linken Fensterrand, um mit dem Einrichten eines oder mehrerer Teams zu beginnen. Dazu wählt der Administrator aus, wer eingeladen werden soll, und legt eine Reihe von Optionen für das jeweilige Team fest. Danach werden automatisch Einladungen verschickt. Ist das Team eingerichtet, führt ein Klick auf die drei Punkte neben dem Teamnamen zum Verwaltungsmenü.

Im Chat-Bereich lassen sich pro Team beliebig viele themenbezogene Räume einrichten, die unter dem Teamnamen aufgelistet werden. Ein Administrator kann sie je nach Bedarf mit Integrationen zu über 150 Diensten wie etwa Twitter oder Google Analytics ausstatten.

Teams kommt mit Office-Integration

Teams glänzt hier natürlich auch mit integriertem Zugriff auf Microsoft-Produkte wie SharePoint oder OneNote. Durch die Integration in Office 365 ist ausserdem die gemeinsame Arbeit an Office-Dokumenten in Echtzeit möglich. Ein Klick auf den «Dateien»-Tab auf der linken Seite zeigt alle Inhalte an, die andere Nutzer mit einem geteilt haben – sie lassen sich von hier auch direkt öffnen und bearbeiten.

Will man sich schnell auf den neuesten Stand bringen, ist der «Activity»-Tab in der Randspalte hilfreich. Hier erhält man automatisch Benachrichtigungen, wenn man in einer Konversation angesprochen oder erwähnt wurde. Ein Klick auf diese Einträge führt dann auch bei Teams direkt zum entsprechenden Chat-Thread.

 

Office-Feature: Vermarktet wird Teams als Bestandteil von Office 365 Business Office-Feature: Vermarktet wird Teams als Bestandteil von Office 365 Business © Microsoft

Analog zum Slackbot, der automatischen Online-Hilfe von Slack, hat auch Microsoft eine solche Hilfsfunktion integriert und – wenig fantasievoll – T-Bot genannt. Um ihn anzusprechen, klickt man links auf «Chat» und tippt seine Frage. Die Antwort kommt dann wie von einem Chat-Partner in natür­licher Sprache – oder was die Programmierer dafür halten.

Während die übrigen hier genannten Chat-Programme eigenständige Tools sind, vermarktet Microsoft Teams als kostenloses Feature für Office 365 Business und Enterprise. Da ein Office-365-Abo jedoch die zwingende Voraussetzung für die Nutzung darstellt, ist Teams, im Gegensatz etwa zu Slack, immer kostenpflichtig. Problematisch ist dabei allerdings nicht der Preis, denn wer die Premium-Version von Slack nutzt, zahlt dafür einen ähnlichen Betrag wie für das günstigste Office-Abo inklusive Teams. Doch während sich bei Slack auch Gäste und Externe jederzeit flexibel in die Arbeitsgruppe eingliedern lassen, weil sie nur die Free-Edition brauchen, ist eine Teilnahme an Teams ohne Office-365-Account nicht möglich.

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Workplace by Facebook

Bereits Anfang 2015 zeigte auch der Inbegriff des Social Networks Interesse an einer Ausweitung seiner Aktivitäten ins dedizierte Business-Segment. Zunächst noch unter der Bezeichnung Facebook@Work begann die Beta-Phase. Nach knapp zwei Jahren Tests und einem Namenswechsel war es im Oktober 2016 so weit. Mit dem neuen Label Workplace by Facebook steht nun quasi eine Intranet-Version von Facebook zur Verfügung.

Workplace: Außer Farbgebung und Werbefreiheit unterscheidet den neuen Dienst nur wenig vom gewohnten Facebook Workplace: Außer Farbgebung und Werbefreiheit unterscheidet den neuen Dienst nur wenig vom gewohnten Facebook © Facebook

 

Da Workplace sich ausser durch die Farbgebung nur wenig von Facebook unterscheidet, besteht ein Vorteil des Systems darin, dass die doch recht zahlreichen Facebook-Nutzer mit der Bedienung bereits vertraut sein und sich sofort zurechtfinden dürften. Eine Lernkurve, wie sie sonst oft mit der Einführung einer neuen Unternehmens-Software verbunden ist und eventuell eine Ablehnungshaltung auslöst, entfällt so weit­gehend.

Die Struktur beruht auch in Workplace by Facebook auf Gruppen, die etwa abteilungsweise oder nach Standorten gebildet werden können und in denen die Nutzer sich austauschen. Den Zugang zum geschlossenen System muss ein Admin gewähren, der Nutzerkonten anlegt und Einladungen verschickt. Im Gegensatz dazu kann jeder Mitarbeiter Gruppen anlegen und Kollegen dazu einladen.

Workplace ist streng von dem Sozialen Netzwerk getrennt

Anders als in der Consumer-App muss man hier niemanden «als Freund hinzufügen», die Kollegen sind sofort ansprechbar. Erwähnenswert ist auch, dass private Facebook- und geschäftliche Workplace-Profile streng getrennt sind und sich auch nicht verknüpfen lassen, selbst wenn ein Nutzer dies wollte. Die Kommunikation läuft wie gewohnt über Newsfeeds, Kommentare und Echtzeit-Chats. Ausserdem lassen sich Dateien austauschen und Live-Videos streamen. Anders als bei Facebook ist der Speicherplatz hierfür nicht begrenzt.

Bequem: Die Facebook-Analogie könnte Einarbeitung überflüssig machen und die Akzeptanz erhöhen Bequem: Die Facebook-Analogie könnte Einarbeitung überflüssig machen und die Akzeptanz erhöhen © Facebook

Zusätzlich sind in einem Admin-Dashboard statistische Daten abrufbar. So erfährt der Verwalter etwa, wie viele aktive Nutzer es gibt, wie viele davon ihr Profil komplett ausgefüllt haben oder die Zahl der aktiven Gruppen und die der Beiträge, die darin in den letzten sieben Tagen gepostet wurden. All diese Informationen geben nur einen Eindruck davon, wie gut das System angenommen wird, und lassen sich nicht auf einzelne Mitarbeiter-Profile zurückverfolgen.

Über eine API bietet Workplace sowohl die Möglichkeit, eigene Dienste einzubinden, als auch einen Weg zum Export aller unternehmensbezogenen Daten. Daneben ist eine firmenübergreifende Zusammenarbeit in Workplace ebenfalls möglich, dazu dienen besondere «Multi-Company»-Gruppen, an denen Mitarbeiter aus mehreren Unternehmen teilnehmen können.

Im Unterschied zu Facebook finanziert sich der Dienst nicht über Werbung und will daher bezahlt sein. Der Preis für die Workplace-Nutzung richtet sich nach der Anzahl der monatlich aktiven Nutzer, es gibt quasi Mengenrabatt. So zahlt man für bis zu 1000 Anwender 3 Dollar, von 1000 bis 10.000 2 Dollar und ab 10.001 Teilnehmern nur noch einen Dollar pro Monat und Nutzer. Für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen ist die Nutzung kostenlos.

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Glip

Auch Glip, das 2015 vom Telefonie-Anbieter RingCentral übernommen wurde, bietet seinen Anwendern Web-Messaging in Echtzeit, hier ergänzt um Aufgabenverwaltung, Kalender, Notizen, File-Sharing und Videokonferenzen. Das erinnert nicht von ungefähr an den Funktionsumfang klassischer PIM-Programme wie Outlook, denn das Ziel ist es, die schwerfällige und unübersichtliche E-Mail-Kultur durch ein schnelleres, hipperes und flexibleres In­strument zu ersetzen.

 

Glip: Der Chat-Dienst fungiert nebenbei als brauchbare Aufgabenverwaltung und einfache Projektplanung Glip: Der Chat-Dienst fungiert nebenbei als brauchbare Aufgabenverwaltung und einfache Projektplanung © RingCentral

Das Interface ist sehr klar und übersichtlich, mit einem Menüband links, einem zentralen Arbeitsbereich und zusätzlichen Informationen, im Chat-Bereich etwa einer Übersicht der Teammitglieder, auf der rechten Seite. Eingaben erfolgen in eine Zeile am Kopf der Seite, daneben öffnet ein Icon ein Klappmenü mit den verfügbaren Aktionen. Hier kann man beispielsweise ein neues Event starten, eine Aufgabe anlegen, eine Notiz verfassen oder Dateien zur Verfügung stellen.

Aufgabenverwaltung steht bei Glip im Mittelpunkt

In den Mittelpunkt stellt Glip die Aufgabenverwaltung, das Anlegen, Verwalten und Nachverfolgen von Tasks. Den zweiten Schwerpunkt bilden die persistenten Text- und Video-Chats, die sich nach Personen, Arbeits- oder Interessengruppen organisieren lassen. Wie beim Mitbewerb lassen sich auch hier Links, Bilder oder Dokumente in die Kommunikation einbinden und über eine Suchfunktion wiederfinden. Eine gemeinsame Bearbeitung direkt im Chat-Client ist hingegen nicht möglich.

 

Standard: Im Aufbau orientiert sich auch Glip am bewährten Interface-Muster Menü/Text/Info Standard: Im Aufbau orientiert sich auch Glip am bewährten Interface-Muster Menü/Text/Info © RingCentral

Als Besonderheit hat jeder Chat-Verlauf seine eigene E-Mail-Adresse, an die Beiträge, auch mit Anhängen, gesendet werden können. Das ermöglicht es auch Mitarbeitern ohne Glip-Account, sich in die Konversation einzubringen, und bietet einen bequemen Weg, schnell Dateien zu teilen. Direkt ins Interface integriert ist die Möglichkeit, Dateien aus Goo­gle Drive, Dropbox oder von beliebigen Webadressen zu übertragen. Daneben stehen weitere Integrationen, etwa zu Asana, Box, Trello oder Zendesk, zur Verfügung.

Bedient wird Glip entweder per Windows-App oder über Mobile Apps für iOS und Android. Dabei unterscheiden sich Aufbau und Bedienung nur marginal. Die Preisgestaltung für den Dienst macht der Anbieter hauptsächlich an der Zahl der genutzten Video-Chat-Minuten fest. So sind unbegrenzt Dateispeicher, Chat-Nachrichten, Integrationen und Gastnutzer bereits im kostenlosen Zugang enthalten, der jedoch auf 500 Minuten Video-Chat pro Unternehmen für die gesamte Laufzeit beschränkt ist. Für 5 Dollar pro Nutzer und Monat erhält man 1000 Minuten Video-Chat monatlich pro Person und Rund-um-die-Uhr-Support. Für den doppelten Preis sind 3000 Minuten Video-Chat pro Nase und Monat enthalten.

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HipChat

HipChat wurde 2010 als Start-up in Kalifornien gegründet und bereits rund zwei Jahre später vom Collaboration-Spezialisten Atlassian übernommen. Das Tool konzentriert sich auf den Chat, der organisatorisch und funktionell sehr viel Ähnlichkeit mit Slack aufweist. Auch hier lassen sich beliebig viele Räume mit persistentem Kommunikationsverlauf einrichten und bei Bedarf «Einzelgespräche» führen. Ergänzt wird der Funktionsumfang durch die Möglichkeit, Sprach- und Video-Anrufe zu führen sowie seinen Desktop zu teilen.

HipChat: Der Dienst ähnelt in Aufbau und Funktionalität weitgehend Slack, ist dabei aber deutlich preisgünstiger HipChat: Der Dienst ähnelt in Aufbau und Funktionalität weitgehend Slack, ist dabei aber deutlich preisgünstiger © Atlassian

Wie bei den meisten Cloud-Diensten üblich, kann HipChat per Browser oder über eine der zahlreichen Apps bedient werden. Native Apps stehen für Windows, Mac OS, Linux, iOS und Android zur Verfügung. Beim Interface hält man sich auch hier an die bewährte Aufteilung: Menü links, Arbeitsbereich in der Mitte und Zusatzinformationen in einem rechten Randstreifen.

Bereits kostenlose HipChat-Accounts bieten viel

Dokumente lassen sich intuitiv per Drag and Drop in den jeweiligen Chatroom hochladen und so schnell und einfach teilen. Für Dokumente und Bilder ermöglicht auch HipChat die Inline-Anzeige direkt im Chat-Verlauf, was das Kommentieren und Diskutieren erleichtert. Anders als beispielsweise bei Slack wird der Inhalt so eingebundener Dokumente allerdings von der Suchfunktion nicht erfasst.

Beim Preis punktet HipChat gegenüber den meisten Konkurrenten mit unbegrenzter Nutzerzahl, unbegrenzten Inte­grationen und bis zu 25.000 Nachrichten in der Suchhistorie bereits beim kostenlosen Einstiegs-Account. Für 2 Dollar pro Nutzer und Monat erweitert sich das Angebot um Videokonferenzen, unbegrenzten Speicherplatz und unbeschränkte Suchhistorie.

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